Unsere Verwaltung Mittwoch, 14. April 2021
Teil der Fakultät Management, Kultur und Technik am Campus Lingen ist das Institut für Duale Studiengänge. Nachdem wir unsere Studierenden- und Unternehmensbetreuung und ihre Betreuungsangebote schon in zwei Blogbeiträgen vorgestellt haben, folgt in diesem Beitrag ein Einblick in die unterschiedlichen Aufgabenbereiche unserer Verwaltung.
Die Hauptaufgaben der Verwaltung, welche im zweiten Stock des KC-Gebäudes am Campus Lingen untergebracht ist, umfassen die Bearbeitung der Studien(kooperations)verträge sowie die Erstellung und Ausarbeitung der Verträge zwischen unseren Partnerunternehmen und der Hochschule. Die Verträge bilden die rechtliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen der Hochschule und den Unternehmen und zwischen den Unternehmen und den dual Studierenden. Einen großen Teil der Verwaltungsaufgaben macht zudem das Rechnungswesen aus.
Darüber hinaus sind die Mitarbeiterinnen der Verwaltung auch für organisatorische Fragen der Unternehmen zuständig. „Die Unternehmen fragen oft, wenn sie mehrere Studierende einstellen, ob sie auf den A- und B-Block verteilt werden können. (Anm. d. Red.: A- und B-Block ergeben sich aus dem Blockmodell der ausbildungs- und praxisintegrierenden Bachelorstudiengänge. Block A und Block B befinden sich antizyklisch in der Praxis- oder Theoriephase). Eine andere regelmäßige Frage ist, ob Studierende, die schon einmal studiert haben, sich Prüfungsleistungen anrechnen lassen können. Dies prüfen wir vorbereitend für den Studiendekan und sprechen den weiteren Verlauf mit den Unternehmen ab“, erklärt Olga Schultheis, Teamleiterin der Verwaltung. Des Weiteren organisiert die Verwaltung zur Unterstützung des Studierendensekretariats mündliche Prüfungen sowie Kolloquien. Daneben organisiert die Verwaltung für die dual Studierenden die Vorbereitungskurse auf die Prüfungen vor der jeweiligen Kammer, wenn dual Studierende eine Ausbildung in das duale Studium integrieren.
Neben den Aufgaben, die aus den Anliegen der dual Studierenden und Unternehmen resultieren, arbeitet die Verwaltung auch eng mit den Lehrenden und Lehrbeauftragen zusammen. „Die Lehrbeauftragten sind Personen, die an einer Hochschule Lehrveranstaltungen abhalten, ohne in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Hochschule zu stehen. Wir stellen diesen z. B. den Lehrauftrag aus und rechnen diesen auch ab. Außerdem klären wir mit ihnen allgemeine Fragen. Wenn sie neu sind, erklären wir ihnen beispielsweise, wie sie die Noten im Osca-Portal eintragen“, berichtet Schultheis.
Da wir ein eigenes Archiv haben, in dem alle Prüfungsleistungen, wie Klausuren und Hausarbeiten, gelagert werden, gehört die Archivierung ebenfalls zu den Aufgaben der Verwaltung. Deswegen sind sie auch die Ansprechpartnerinnen für Studierende, wenn diese Einsicht in ihre Klausur erhalten möchten.
Das Besondere an der Verwaltung
„Das Besondere an unserer Arbeit ist, dass wir eine Menge Aufgaben im Hintergrund erledigen. Die meisten Ansprechpartner*innen der Unternehmen kennen uns nur vom Namen oder Telefon, aber wenn sie uns dann mal persönlich sehen, freuen sie sich, dass sie ein Gesicht zum Namen oder zur Stimme haben“, erklärt Schultheis. Außerdem weist sie auf die familiäre Stimmung in der Verwaltung hin: „Einige Lehrende verbringen auch gerne ihre Pausen bei uns. So baut sich dann die Beziehung zueinander auf (Anm. d. Red.: bezieht sich auf die Zeit vor der Corona-Pandemie). Das erleichtert uns unsere Arbeit, wenn wir mehr über die Lehrenden und ihre Arbeitsbereiche wissen, z. B. wenn wir mündliche Prüfungen planen und eine*n Zweitprüfer*in brauchen. Das Familiäre ist uns sehr wichtig.“