How to: Zeitmanagement Montag, 16. Januar 2023

Ein duales Studium verlangt Studierenden einiges ab. In den Praxisphasen haben die Studierenden haben einen weitgehend geregelten Arbeitsalltag, werden durch ihre Aufgaben zu einem verantwortungstragenden Teil des Kooperationsbetriebs und vertiefen den Theorie-Praxis-Transfer durch Praxistransferprojekte (PTPs). Im Wechsel mit diesen Praxisphasensind die dual Studierenden in der Hochschule (Theoriephase). Dort nehmen sie an Vorlesungen teil und schreiben ihre Klausuren. Um alle To-Dos und die Freizeitgestaltung unter einen Hut zu bekommen, gibt es einige Tricks, um sich die Zeitplanung zu erleichtern.

1. Die Grundlage für erfolgreiches Zeitmanagement: Der Wochenplan

Ein gut durchdachter Wochenplan ist die sicherste Grundlage für gutes Zeitmanagement.

• Tools: Optimales Zeitmanagement klappt am besten mit den richtigen Werkzeugen. Es ist egal, ob dafür eine reguläre Kalenderapp, einen physischen Kalender oder ein A3-Papier zum Arbeiten oder Planen genutzt wird.
• Überblick: Gerade, wenn Termine und Aufgaben einen überhäufen, lässt sich schnell der Überblick verlieren. Daraus kann ein Gefühl der Überforderung entstehen. Oft hilft es, alle Termine und Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in Ruhe einzutragen und sich einen Überblick zu verschaffen. Durch diesen lässt sich schnell erkennen, wann was erledigt sein soll oder stattfindet. Sinnvoll kann es dabei sein, verschiedene Aufgabencluster in unterschiedlichen Farben zu unterteilen.
• Puffer einbauen: Wenn Termine von der Arbeit und Aufgaben aus der Hochschule erst einmal festgehalten werden, fällt oft auf, dass doch ein paar Tage Luft dazwischenliegen. Dies kann die „Ich-weiß-nicht-wo-mir-der-Kopf-steht“-Panik lösen und hilft bei der Selbstorganisation. Auch unvorhersehbare Arbeitsbelastungen können durch Pufferzeiten besser bewältigt werden, sodass ein unvorhersehbarer Zwischenfall nicht den ganzen Plan durcheinanderbringt.
• Vorbereitung: In einem Wochenplan lassen sich schnell freie Zeitfenster überblicken, die bewusst genutzt werden können. Wenn alle festen Termine eingeteilt sind, können restliche Aufgaben wie die Nachbereitung von Vorlesungen oder Hobbys direkt verteilt werden. Dadurch können freie Zeitfenster besser genutzt werden und es entstehen keine unnötigen Leerläufe. Zudem kann man durch das Einteilen und Planen auch beruhigter und entspannter in die Woche starten, da man sich perfekt vorbereitet fühlt.

2. Effizienz und Priorität

Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum Aufgaben zu erledigen, sondern die wichtigen und dringenden Aufgaben zu erledigen. Und das klappt nur, wenn Aufgaben priorisiert und effizient erledigt werden.

• Priorisierung: Auch, wenn es oft so scheinen mag, das alle Aufgaben dringend und wichtig sind, ist meist doch eine Priorisierung mit Abstufungen möglich. Bei genauem Blick können die Aufgaben nach ihrer faktischen Dringlichkeit priorisiert werden. Oft müssen gar nicht alle To-dos sofort erledigt werden, sondern haben noch ein paar Tage Zeit. In diesem Zuge kann auch festgestellt werden, dass manche Aufgaben erst viel später erledigt werden müssen oder bewusst nach hintern verlegt werden können. So bleibt für alle Aufgaben mehr Zeit und mehr Konzentration. In einem zweiten Step kann dann die Relevanz der jeweiligen Aufgabe bewertet werden. Damit die vorher bestimmte Dringlichkeit nicht den Blick auf die zu bewertende Wichtigkeit trübt, bietet es sich an, dazwischen eine Pause einzulegen und sich erst danach der zweiten Bewertung zu widmen. Anschließend können die Aufgaben bspw. in die Eisenhower Matrix eingeordnet werden.
• Effizienz: Effiziente Wochenplanung ist eine individuelle Angelegenheit, da es hierbei darauf ankommt, selbst zu überlegen, wann Aufgaben am besten erledigt werden können. In der Zeitplanung sollten drei Überlegungen bedacht werden:
  • Aufgabenzeit richtig einschätzen.
    • Beispiel 1: Wenn bereits bewusst ist, dass bei einem bestimmten Veranstaltungsmodul Schwierigkeiten bestehen, dann hilft es, sich etwas mehr Zeit beim Vor- oder Nachbereiten einzuplanen. Das kann vorzeitigen Unterbrechungen des Workflows entgegenwirken und den Stress kurz vor der Prüfung oder Abgabe reduzieren.
  • Aufgaben nach Wochentagen planen.
    • Beispiel 2: Wer sich freitags kaum noch auf die Aufgaben konzentrieren kann, weil die Vorfreude für das Wochenende zu groß ist, sollte sich aufwendigere Aufgaben eher für den Anfang der Woche einteilen. Indem besonders zeitaufwendige oder schwierige Aufgaben am Montag bereits abgearbeitet werden, wird ebenfalls die Hürde des Prokrastinierens direkt am Anfang gemeistert und die restlichen Aufgaben können entspannt im Laufe der Woche erledigt werden.
  • Aufgaben nach Tageszeiten planen.
    • Beispiel 3: Auch der natürliche Biorhythmus kann bei der Aufgabeneinteilung eine besondere Rolle spielen. Wer morgens noch etwas Zeit zum wach werden braucht, sollte die Lerneinheiten lieber auf den Nachmittag oder Abend legen. Die Zeit morgens kann stattdessen für körperliche Aufgaben wie Aufräumen, Sport oder den Wocheneinkauf genutzt werden.
  • Aufgaben mit Ritualen verbinden.
    • Beispiel 4: Durch die Praxisphasen haben dual Studierende nicht immer die Möglichkeiten, sich bei Aufgaben für die Hochschule nach bevorzugten Tageszeiten zu richten. Für diesen Übergang kann es helfen, sich nach Ritualen zu richten. Manchmal kann dual Studierenden der Umschwung von Arbeit zum Lernen schwerfallen. Um sich besser in bevorstehende Aufgaben oder Lernsessions einstellen zu können, kann es helfen, wiederkehrende Rituale einzuführen und dadurch eine Verbindlichkeit herzustellen. Das kann eine Tasse Kaffee auf dem Sofa sein, bevor man sich ans Lernen setzt oder ein wiederkehrender Ort wie der Schreibtisch, wo nur gelernt oder gearbeitet wird, aber nicht gegessen.

3. FreiZEIT einplanen

Freizeit ist wichtig, um effizient und effektiv andere Aufgaben erledigen zu können. Wer die innere Batterie nicht zu 100% auflädt, kann schwer 100% im Studium oder bei der Arbeit leisten. Deshalb sollte die freie Zeit bei der Wochenplanung priorisiert und immer mit eingeplant werden. Wer die morgendliche Joggingrunde, gemeinsame Abendessen mit Freund*innen oder den faulen Sonntag nicht missen möchte, sollte diese bewusst einplanen. Und vor allem: bewusst genießen. Für das bewusste Genießen und Entspannen der freien Zeit kann vor allem die Gewissheit, seine Zeit und Aufgaben bereits vorher sorgfältig eingeplant zu haben, helfen.

Unser 4. (Geheim-)Tipp: Ein Workshop zum Zeitmanagement. Die Studierendenberatung steht den Studierenden bei allen Herausforderungen des dualen Studiums zur Seite und bietet ab Februar wieder Veranstaltungen an, um das duale Studium möglichst reibungslos und sorgenfrei zu gestalten.

Für weitere Informationen zu dem Zeitmanagement-Workshop können sich interessierte Studierende bei der Studierendenbetreuung melden, um Hilfestellung bei der Priorisierung von Aufgaben oder bei der Gestaltung von Lern- und Arbeitstechniken zu erhalten.